Dématérialisation de la chaine comptable et financière : un gain d’efficacité et de fluidité

La dématérialisation : un des nombreux chantiers du PEA

Depuis plusieurs mois et afin de répondre aux objectifs du Plan d’évolution de l’administration (PEA), la direction du Budget et des affaires financières (DBAF), en étroite collaboration avec la direction du Numérique et de la modernisation (DINUM), ont lancé un chantier de dématérialisation de la chaîne comptable et financière des directions et établissements publics de la Nouvelle-Calédonie.

Cette évolution vise notamment à accroître l’efficience de l’exécution budgétaire en simplifiant les procédures et en favorisant la mutualisation des ressources humaines et techniques. Plus largement, elle constitue une étape clé vers une administration plus agile, réactive et mieux équipée pour satisfaire les exigences croissantes en matière de performance, de contrôle et de qualité de service.

« Concrètement, ce sont environ 100 000 feuilles de papiers envoyées par tous les établissements chaque année qui seront remplacées par des flux dématérialisés de fichiers transmis via un protocole sécurisé au comptable public, a indiqué Samuel Martinet, chef de projet à la DBAF. Cela représente une énorme économie de papier, une meilleure vitesse de traitement et d’archivage, avec derrière, de meilleurs contrôles et un meilleur délai de paiement ».

Ce projet est cofinancé par l'État via son programme de soutien à l'investissement (SAI) à hauteur de 42 millions de francs.

La Nouvelle-Calédonie se donne trois ans pour mettre en œuvre ce nouveau projet sur l’ensemble des institutions, des directions et des établissements publics.

Deux établissements pilotes : l’IFAP et l’Agence rurale

Fin novembre 2025, deux établissements pilotes ont entamé leur dématérialisation de la chaine comptable et financière : l’Institut de formation à l’administration publique (IFAP) et l’Agence rurale (AR).

Pour ces établissements, la dématérialisation concerne :

• les pièces comptables : bordereaux, titres de recettes, titres en annulation, mandats de dépenses et mandats d’annulation ;
• les pièces justificatives : toutes les pièces, autre que les pièces comptables, nécessaires à l’exécution budgétaire et comptable et qui sont télétransmises par l’ordonnateur au comptable public ;
• les pièces justifiant des versements effectués par les régisseurs de recettes.

Une évolution qui permettra, au quotidien, d’accélérer, de simplifier et de fluidifier le travail et les circuits de décision, ainsi que de réduire les délais de paiement, grâce à une administration sans papier. C’est aussi permettre aux services et aux établissements d’être plus efficaces, plus collaboratifs et de bénéficier de processus plus sécurisés.

« Ce projet a représenté un travail important pour les équipes, qui ont été bien accompagnées par les directions du gouvernement, a précisé Laure Virapin, directrice de l’Agence Rurale. L’Agence rurale traite environ 5 000 mandats par an avec des pièces jointes. Cette dématérialisation nous apportera beaucoup plus de confort et une plus grande fluidité ».

De nouveaux procédés qui facilitent également le travail de la CTC NC : « Historiquement, nous recevons toutes les liasses papier des comptables que nous traitons et stockons. Cette dématérialisation est donc un gain en termes de place, de charge et de temps de travail, mais aussi de risque physique pour le personnel qui manipule ces liasses. Pour les techniques de contrôle, la numérisation permettra de remonter et descendre plus facilement la piste d’audit et ainsi proposer des contrôles de meilleure qualité », a affirmé Florence Bonnafoux, présidente de la CTC NC.

Des conventions pour sécuriser les actes liés à la dématérialisation

Compte tenu notamment de l’utilisation de certains logiciels nécessaires à cette dématérialisation, une convention tripartite a été signée pour chaque établissement concerné entre :

• l’établissement public (IFAP ou AR) ;
• la Trésorerie des établissements publics de la Nouvelle-Calédonie (TREPUNC) ;
• la Chambre territoriale des comptes de la Nouvelle-Calédonie (CTC NC).

Elle a pour objet de définir :

• les modalités organisationnelles et techniques des échanges dématérialisés des différents documents de la chaîne comptable et financière ;
• les normes techniques à respecter par tous les acteurs.

Des points essentiels afin de s’assurer de l’efficacité de la solution mais également de sécuriser les échanges et l’usage des bordereaux dématérialisés assortis d’une signature électronique. « Concernant la cycbersécurité, nous sommes alignés sur les protocoles nationaux de Bercy et sur les standards européens pour le système de signature électronique », a assuré Samuel Martinet.

Les prochaines étapes du projet

La prochaine étape du projet de dématérialisation consistera, en 2026, à étendre la dématérialisation à l’ensemble des établissements publics utilisant le Système unifié de reporting financier (SURFI).

Puis, en 2027,  l’ensemble des directions et services du gouvernement devraient eux aussi franchir le pas et ainsi ne plus utiliser de papier dans leurs opérations de gestion comptable. Une évolution majeure pour l’avenir de l’administration calédonienne, qui sera accompagnée par la DBAF et la DINUM.