Révolution numérique au RCS

Service de la DAE, le RCS a quitté le greffe du tribunal mixte de commerce où il était hébergé, suite au transfert, en 2014, de la compétence droit civil et commercial à la Nouvelle-Calédonie, avant d’être accueilli au sein de la DAE en mars 2015. Malgré un rythme de travail plutôt soutenu – accueil quotidien de cent usagers, suivi juridique de 29 000 entreprises… – pour un service de six agents, le RCS a réussi en peu de temps à réduire de manière très significative les délais de délivrance d’un Kbis, d’une immatriculation ou encore d’une inscription modificative. « Nous avons mis en place des indicateurs de suivi pour remplir les objectifs annuels qui nous sont assignés », indique Emeline Boivin, chef du service RCS. Et les délais ont fondu, « grâce à une organisation du travail très spécifique et au nouveau système de rangement, à l’époque dispatché sur quatre sites, aujourd’hui regroupé en un seul endroit ».

Statuts, comptes annuels, procès verbaux, cessions de parts sociales, actes de nantissement… au rez-de-chaussée du 7 rue Gallieni, six salles sont dédiées à la conservation des actes des entreprises. « Un archivage colossal. » D’où la réflexion engagée il y a deux ans sur un RCS 2.0. Premier acte, la numérisation des archives. Suite à une étude de faisabilité, et compte tenu des contraintes budgétaires de la Nouvelle-Calédonie, la DAE opte pour une dématérialisation en maîtrise interne qui va abaisser les coûts de deux tiers par rapport au scénario du prestataire extérieur envisagé à l’origine.

Un gain de temps monumental

Elle recrute ensuite cinq Calédoniens âgés de 18 à 25 ans, trois filles et deux garçons, pour un CDD de cinq mois. Deux viennent du RSMA de Koumac, l’un est originaire de Bourail. « Nous les avons formés par des procédures éprouvées, en conformité avec le processus déployé par le logiciel informatique Alinéa dont sont équipés tous les greffes de Métropole », souligne la chef de service. « Il s’agit souvent de leur première expérience de travail. L’idée est aussi de leur mettre le pied à l’étrier, de les former aux codes de l’administration, tout en leur expliquant l’objectif de l’opération, le sens qu’on entend donner à leur action, le bénéfice qu’en retireront les entreprises… »

La dématérialisation du fonds documentaire a ainsi débuté le 4 janvier dernier. « Nous espérons l’achever à la fin du premier semestre. Elle représente pour nous un gain de temps monumental dans la recherche des informations et, à terme, une réactivité quasi immédiate dans la réponse à l’usager en accueil régie. » Aujourd’hui, une salle entière de bilans annuels a été passée au scanner. Avant la numérisation, les jeunes de l’équipe projet dégrafent les pièces, vérifient les codes-barres et comptent le nombre de pages à scanner. « Tout se passe bien, assure Irvin. Il faut simplement rester bien concentrés, pour éviter les petites erreurs bêtes en fin de journée et ranger les fichiers au bon endroit ».

Tous les actes et renseignements sur infogreffe.nc

Second projet majeur du plan RCS 2.0, la dématérialisation totale de la chaîne administrative par la création d’un site internet : infogreffe.nc. Il s’agit, via une convention avec le GIE Infogreffe, d’une duplication du site infogreffe.fr, qui prendra en compte les spécificités de notre code de commerce et devrait elle aussi être effective fin juin. Elle donnera la possibilité à tous les usagers, entreprises, mandataires, juristes, consultants, experts comptables… de déposer en ligne les bilans, de déclarer les inscriptions, immatriculations, radiations… Mais aussi d’avoir accès en instantané à l’information contenue dans le fonds documentaire du RCS. « C’est une véritable révolution économique, se réjouit Emeline. Parce qu’elle va favoriser la compétitivité des entreprises dans certains secteurs. Un opérateur qui a envie de proposer une nouvelle offre commerciale sur un marché très concentré, trouvera sur infogreffe.nc les éléments indispensables pour faire une étude de marché puis éventuellement s’implanter en toute connaissance de cause ».

Modernisation et simplification

Le lancement de ces nouveaux téléservices offrira l’opportunité de refondre de manière plus cohérente la grille tarifaire des prestations, figée depuis 2011 et copiée-collée sur la Métropole, d’éviter ainsi de payer 1 707 F pour un bilan annuel ou 931 F une copie ! Il devrait aussi entraîner l’augmentation des recettes annuelles de la régie de quelque 25 millions de francs en 2018 (plus la capacité de réponse à l’usager est rapide, plus les demandes grimpent), permettre de recentrer le RCS sur son cœur de métier, le contrôle juridique, et réduire les délais d’attente à peau de chagrin.

« Le RCS 2.0 correspond à l’image que la DAE veut donner au niveau de tous ses services, dans le cadre de la démarche qualité qu’elle a mise en œuvre, une image de modernisation, de simplification de la vie des usagers », affirme Emeline Boivin qui insiste sur le rôle moteur joué par Audrey Oudart, la directrice des Affaires économiques, qui porte le projet de dématérialisation depuis son origine.

Deux des cinq jeunes embauchés pour la numérisation des archives.