Le RCS au rythme du tout numérique

Lancée le 4 janvier 2017, la dématérialisation des quelque 550 mètres linéaires des archives du RSC est terminée. Sept bureaux du 7 rue Gallieni, dédiés à la conservation des statuts, comptes annuels, procès-verbaux, cessions de parts sociales et autres actes de nantissement des entreprises calédoniennes, sont désormais vides.

« Avec le transfert du RCS en mars 2015, la DAE a hérité de ces archives qui étaient jusqu’alors sous la responsabilité du Tribunal mixte de commerce, explique le directeur par intérim de la DAE, Lionel Borgne. Elles étaient stockées dans différents lieux de la ville, ce qui rendait leur manipulation difficile. Susceptibles d’être consultées quotidiennement, elles ont donc été rapatriées rue Gallieni où huit bureaux ont été nécessaires pour les stocker. Un volume beaucoup trop important… ». Décision a alors été prise par le gouvernement de numériser l’ensemble de ces documents afin de les intégrer à une base de données accessible via le site internet infogreffe.nc (lire l’encadré).

Numérisation à grande échelle

L’opération commence début janvier 2017 avec une équipe composée de stagiaires, de bénévoles ne pouvant bénéficier de la formation professionnelle continue et de candidats en recherche de réinsertion. « En 7 mois, ils sont parvenus à traiter environ 100 mètres linéaires de dossiers », poursuit Lionel Borgne. Mais il fallait aller plus vite, notamment en raison de la demande pressante des entreprises. Avec l’aide de la DTSI, un prestataire spécialisé dans la numérisation à grande échelle est identifié et un marché de 19 millions de francs est passé. En six mois, son équipe arrive au terme de la mission. « La numérisation du stock historique est un soulagement pour les agents du RCS, reconnaît le directeur. Désormais, tous les dossiers qui arrivent sont traités le jour même et numérisés sous 24 heures. »

L’entreprise dans l’e-administration

Libérée de ce chantier, la direction entend maintenant s’atteler à d’autres grands travaux. Tout d’abord, le lancement de la version 2 d’infogreffe.nc, très attendue des entreprises. « Sa mise en ligne est prévue pour fin novembre, précise Lionel Borgne. Elle permettra de réaliser toutes les démarches liées au RCS. Aujourd’hui on ne peut qu’y consulter des documents ; demain on pourra immatriculer son entreprise, modifier ses statuts, la radier, etc. ». Elle sera reliée au portail guichet-entreprises.nc afin d’élargir au maximum sa visibilité.

L’étape suivante, en 2020 ou 2021, concernera la migration d’infogreffe.nc V2 vers l’applicatif Mygreffe.nc, déjà déployé dans certaines juridictions métropolitaines. Avec elle, en seulement 3 ou 4 ans, le RCS de la Nouvelle-Calédonie sera ainsi passé de plusieurs tonnes de papier à une simple appli très complète consultable sur tablettes et smartphones…

Une dernière salle d’archives

Seules demeurent à la DAE quelques archives historiques vivantes (c’est-à-dire relevant d’entreprises toujours en activité), impossibles à dématérialiser car antérieures à la mise en place du Ridet et au logiciel de traitement de données utilisé par la direction. Datant pour certaines du début des années 1900, ces vestiges de l’opération de dématérialisation ne représentent plus qu’une seule petite salle du rez-de-chaussée du bâtiment. Ils quitteront ces étagères pour rejoindre celles des archives de la Nouvelle-Calédonie dans les années ou décennies à venir, à mesure que les entreprises auxquelles elles appartiennent disparaîtront du paysage économique calédonien.

Les sept bureaux libérés ont, quant à eux, été redistribués, notamment au Secours catholique et au service de l’Aménagement et de la planification.